SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRACAO - SECAD

CENTRAL DE AQUISIÇÕES E CONTRATAÇÕES PÚBLICAS 

ESPECIFICAÇÕES MÍNIMAS E QUANTITATIVOS ESTIMADOS

TERMO DE REFERÊNCIA

PREGAO ELETRONICO Nº PE/2026.999-SECAD SRP

PROTOCOLO ELETRÔNICO Nº  2026031311008

 

ÓRGÃO DEMANDANTE/GERENCIADOR:

• SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRACAO - SECAD

ÓRGÃOS PARTICIPANTES

•  SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCACAO - SEMEG

OBJETO:

• REGISTRO DE PRECOS PARA FUTURA, EVENTUAL E PARCELADA CONTRATACAO DE EMPRESA ESPECIALIZADA, DO RAMO DA TECNOLOGIA DA INFORMACAO, PARA A REALIZACAO DOS SERVICOS DE DIGITALIZACAO, TRATAMENTO (CATALOGACAO, IDENTIFICACAO) E UPLOAD (ENVIO E ARMAZENAMENTO) DE DOCUMENTOS EM AMBIENTE ONLINE (WEB), COM O FORNECIMENTO DE PLATAFORMA APROPRIADA DE GERENCIAMENTO E ACOMPANHAMENTO DOS RESPECTIVOS ARQUIVOS ARMAZENADOS, JUNTO A SECRETARIA DE ADMINISTRACAO DE GURUPI (SECAD).

 CRITÉRIO DE JULGAMENTO:

• MENOR PREÇO GLOBAL 

MODO DE DISPUTA:

• Aberto e Fechado

ORÇAMENTO:

• Não Sigiloso

PREFERÊNCIA ME/EPP/EQUIPARADAS:

• Não. 

VALOR TOTAL ESTIMADO DA CONTRATAÇÃO:

• R$ 4.226.682,88 ( Quatro milhões, duzentos e vinte e seis mil, seiscentos e oitenta e dois reais e oitenta e oito centavos).  

NATUREZA DO OBJETO 

• O objeto a ser contratado enquadra-se na classificação de bens comuns, nos termos do art. 6, inciso XIII da Lei 14.133/2021.

1. DO OBJETO E CONDIÇÕES GERAIS DA CONTRATAÇÃO:

1.1. Constitui objeto deste Termo de Referência REGISTRO DE PRECOS PARA FUTURA, EVENTUAL E PARCELADA  CONTRATACAO DE EMPRESA ESPECIALIZADA, DO RAMO DA TECNOLOGIA DA INFORMACAO, PARA A REALIZACAO DOS SERVICOS DE DIGITALIZACAO, TRATAMENTO (CATALOGACAO, IDENTIFICACAO) E UPLOAD (ENVIO E ARMAZENAMENTO) DE DOCUMENTOS EM AMBIENTE ONLINE (WEB), COM O FORNECIMENTO DE PLATAFORMA APROPRIADA DE GERENCIAMENTO E ACOMPANHAMENTO DOS RESPECTIVOS ARQUIVOS ARMAZENADOS, JUNTO A SECRETARIA DE ADMINISTRACAO DE GURUPI (SECAD), nos termos da tabela abaixo, conforme condições e exigências estabelecidas neste instrumento.

Item	Benefício	Descrição do Item	UM	Quantidade	Preço médio	Valor total
1	Ampla concorrência	PLATAFORMA DE GERENCIAMENTO E ARMAZENAMENTO DIGITAL (SISTEMA) PLATAFORMA TECNOLOGICA PARA GERENCIAMENTO DE ACERVO DIGITAL EM NUVEM (WEB) CONSISTE NA DISPONIBILIZACAO, PELA CONTRATADA, DE PLATAFORMA TECNOLOGICA ONLINE (WEB) DESTINADA AO ARMAZENAMENTO, GERENCIAMENTO, ORGANIZACAO, CONSULTA E ACOMPANHAMENTO DO ACERVO DIGITAL DE DOCUMENTOS DO MUNICIPIO, INCLUINDO INFRAESTRUTURA DE BANCO DE DADOS, SERVIDORES E FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DOCUMENTAL. A SOLUCAO DEVERA OPERAR EM AMBIENTE DE COMPUTACAO EM NUVEM, COM ARQUITETURA SEGURA, ESCALAVEL E REDUNDANTE, PERMITINDO O ARMAZENAMENTO ESTRUTURADO E A GESTAO DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS PROVENIENTES DAS ATIVIDADES ADMINISTRATIVAS MUNICIPAIS. A PLATAFORMA DEVERA CONTEMPLAR, NO MINIMO, AS SEGUINTES CARACTERISTICAS TECNICAS: INFRAESTRUTURA TECNOLOGICA MINIMA 1. BANCO DE DADOS - BANCO DE DADOS RELACIONAL OU HIBRIDO ESTRUTURADO PARA GESTAO DOCUMENTAL; - CAPACIDADE INICIAL MINIMA DE ARMAZENAMENTO DE 1 TERABYTES (TB) EXPANSIVEL CONFORME CRESCIMENTO DA BASE DOCUMENTAL; - ESTRUTURA COM METADADOS PARA CATALOGACAO DOCUMENTAL; - INDEXACAO PARA BUSCA AVANCADA. 2. SERVIDORES - HOSPEDAGEM EM DATA CENTER CERTIFICADO (MINIMO TIER III OU EQUIVALENTE); - PROCESSADORES COM CAPACIDADE MINIMA EQUIVALENTE A 8 VCPUS; - MEMORIA RAM MINIMA DE 32 GB; - SISTEMA DE ARMAZENAMENTO EM SSD OU NVME DE ALTA PERFORMANCE; - VELOCIDADE DE PROCESSAMENTO E LEITURA OTIMIZADA PARA GRANDES VOLUMES DOCUMENTAIS. 3. CONECTIVIDADE - DISPONIBILIDADE MINIMA DE 99,5% (SLA); - LARGURA DE BANDA ADEQUADA PARA ACESSO SIMULTANEO DE USUARIOS; - ACESSO VIA PROTOCOLO SEGURO HTTPS. 4. SEGURANCA DA INFORMACAO - CRIPTOGRAFIA DE DADOS EM TRANSITO E EM REPOUSO; - CONTROLE DE ACESSO POR NIVEIS DE USUARIO; - REGISTRO DE LOGS E RASTREABILIDADE DAS OPERACOES; - BACKUP AUTOMATICO PERIODICO; - POLITICA DE RECUPERACAO DE DESASTRES. 5. FUNCIONALIDADES DA PLATAFORMA - GERENCIAMENTO DE ACERVO DIGITAL; - PESQUISA TEXTUAL E POR METADADOS; - INDEXACAO E CATALOGACAO DOCUMENTAL; - CONTROLE DE USUARIOS E PERMISSOES; - USUARIOS ILIMITADOS PARA USO; - MONITORAMENTO E ACOMPANHAMENTO DAS DIGITALIZACOES; - PAINEL DE GESTAO E RELATORIOS ADMINISTRATIVOS; - INTEGRACAO VIA API COM SISTEMAS MUNICIPAIS. 6. LICENCIAMENTO - LICENCIAMENTO DA PLATAFORMA PARA USO INSTITUCIONAL PELA ADMINISTRACAO PUBLICA; - DISPONIBILIZACAO CONTINUA DURANTE TODA A VIGENCIA CONTRATUAL; - SUPORTE TECNICO E MANUTENCAO EVOLUTIVA.	MES	24,0000	4.611,7867	110.682,88
2	Ampla concorrência	SERVICOS DE DIGITALIZACAO, TRATAMENTO DOCUMENTAL E UPLOAD CONSISTE NA PRESTACAO DE SERVICOS TECNICOS ESPECIALIZADOS PARA DIGITALIZACAO, TRATAMENTO, CATALOGACAO, IDENTIFICACAO, VALIDACAO E UPLOAD DE DOCUMENTOS FISICOS PERTENCENTES AO ACERVO DOCUMENTAL DO MUNICIPIO, COM POSTERIOR ARMAZENAMENTO NA PLATAFORMA DIGITAL DISPONIBILIZADA. OS SERVICOS DEVERAO COMPREENDER TODAS AS ETAPAS NECESSARIAS PARA TRANSFORMACAO DO DOCUMENTO FISICO EM DOCUMENTO DIGITAL VALIDO JURIDICAMENTE, EM CONFORMIDADE COM A LEGISLACAO BRASILEIRA APLICAVEL. ETAPAS DO SERVICO 1. PREPARACAO DOCUMENTAL - ORGANIZACAO DO ACERVO; - RETIRADA DE GRAMPOS, CLIPES E ELEMENTOS METALICOS; - HIGIENIZACAO BASICA DOS DOCUMENTOS; - SEPARACAO E ORDENACAO DOCUMENTAL. 2. DIGITALIZACAO - DIGITALIZACAO EM EQUIPAMENTOS PROFISSIONAIS DE ALTA PRODUTIVIDADE; - RESOLUCAO MINIMA DE 300 DPI; - FORMATOS COMPATIVEIS COM ARQUIVAMENTO DIGITAL (PDF/A OU EQUIVALENTE); - SALVAMENTO COM FORMATO DE DOCUMENTO PESQUISAVEL (OCR); - TRATAMENTO DE IMAGEM (CORRECAO, ALINHAMENTO, CONTRASTE). 3. TRATAMENTO E CATALOGACAO - CLASSIFICACAO DOCUMENTAL; - INDEXACAO POR METADADOS; - IDENTIFICACAO DE INFORMACOES RELEVANTES; - NOMEACAO PADRONIZADA DOS ARQUIVOS. 4. VALIDACAO JURIDICA DO DOCUMENTO DIGITAL VERIFICACAO DA CONFORMIDADE DO DOCUMENTO DIGITAL COM OS REQUISITOS PREVISTOS NA LEGISLACAO BRASILEIRA APLICAVEL, ESPECIALMENTE: - DECRETO FEDERAL N 10.278/2020, QUE ESTABELECE CRITERIOS PARA DIGITALIZACAO DE DOCUMENTOS PUBLICOS E PRIVADOS PARA PRODUCAO DE EFEITOS LEGAIS; - GARANTIA DE INTEGRIDADE, AUTENTICIDADE E RASTREABILIDADE DOCUMENTAL. 5. UPLOAD E ARMAZENAMENTO - INSERCAO DOS DOCUMENTOS TRATADOS NO SISTEMA DE GERENCIAMENTO DOCUMENTAL; - VINCULACAO AOS METADADOS CORRESPONDENTES; - DISPONIBILIZACAO PARA CONSULTA NO AMBIENTE WEB. 6. CONTROLE DE QUALIDADE - CONFERENCIA AMOSTRAL OU TOTAL DA DIGITALIZACAO; - VERIFICACAO DA LEGIBILIDADE E COMPLETUDE DOCUMENTAL; - REGISTRO DE INCONSISTENCIAS.	PAG	4.200.000,0000	0,9800	4.116.000,00
TOTAL						4.226.682,88

1.2. As quantidades constantes são estimativas de consumo e não geram qualquer tipo de obrigação ao Órgão Solicitante, não obrigando a Administração à aquisição de sua totalidade, podendo o Município promover a aquisição de acordo com suas necessidades, obedecendo à legislação pertinente, sendo que, por se tratar de Pregão Eletrônico utilizando o Sistema de Registro de Preços, as quantidades informadas contemplam, inclusive, percentual destinado a possíveis demandas futuras e ocasionais não previstas no momento da realização do Estudo Técnico Preliminar.

1.3. No preço registrado deverão estar inclusos os custos de transporte e garantias, no que couber, e quaisquer outras despesas para execução do objeto desta licitação.

1.3.1.   Os valores constantes na tabela são de referência do orçamento estimado, mediante pesquisa de mercado.

1.3.2. A execução deste objeto é caracterizada conforme a Formalização Inicial da Demanda, Termo de Referência, bem como o que consta do Estudo Técnico Preliminar.

2. ÓRGÃO (S) GERENCIADOR E PARTICIPANTE (S)

2.1. O órgão gerenciador da Ata de Registro de Preços a ser firmada mediante a realização do certame será SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRACAO - SECAD.

2.2. Os órgãos participantes do registro de preços, incluindo o órgão gerenciador, estão a seguir relacionados:

(A) SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRACAO - SECAD

(B) SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCACAO - SEMEG

2.3. As especificações e quantidades do item para cada órgão participante, está descrita conforme segue:

Item	Descrição do Item	UM	Quantidade	Preço médio	Val. total
SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRACAO - SECAD
1	PLATAFORMA DE GERENCIAMENTO E ARMAZENAMENTO DIGITAL (SISTEMA) PLATAFORMA TECNOLOGICA PARA GERENCIAMENTO DE ACERVO DIGITAL EM NUVEM (WEB) CONSISTE NA DISPONIBILIZACAO, PELA CONTRATADA, DE PLATAFORMA TECNOLOGICA ONLINE (WEB) DESTINADA AO ARMAZENAMENTO, GERENCIAMENTO, ORGANIZACAO, CONSULTA E ACOMPANHAMENTO DO ACERVO DIGITAL DE DOCUMENTOS DO MUNICIPIO, INCLUINDO INFRAESTRUTURA DE BANCO DE DADOS, SERVIDORES E FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DOCUMENTAL. A SOLUCAO DEVERA OPERAR EM AMBIENTE DE COMPUTACAO EM NUVEM, COM ARQUITETURA SEGURA, ESCALAVEL E REDUNDANTE, PERMITINDO O ARMAZENAMENTO ESTRUTURADO E A GESTAO DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS PROVENIENTES DAS ATIVIDADES ADMINISTRATIVAS MUNICIPAIS. A PLATAFORMA DEVERA CONTEMPLAR, NO MINIMO, AS SEGUINTES CARACTERISTICAS TECNICAS: INFRAESTRUTURA TECNOLOGICA MINIMA 1. BANCO DE DADOS - BANCO DE DADOS RELACIONAL OU HIBRIDO ESTRUTURADO PARA GESTAO DOCUMENTAL; - CAPACIDADE INICIAL MINIMA DE ARMAZENAMENTO DE 1 TERABYTES (TB) EXPANSIVEL CONFORME CRESCIMENTO DA BASE DOCUMENTAL; - ESTRUTURA COM METADADOS PARA CATALOGACAO DOCUMENTAL; - INDEXACAO PARA BUSCA AVANCADA. 2. SERVIDORES - HOSPEDAGEM EM DATA CENTER CERTIFICADO (MINIMO TIER III OU EQUIVALENTE); - PROCESSADORES COM CAPACIDADE MINIMA EQUIVALENTE A 8 VCPUS; - MEMORIA RAM MINIMA DE 32 GB; - SISTEMA DE ARMAZENAMENTO EM SSD OU NVME DE ALTA PERFORMANCE; - VELOCIDADE DE PROCESSAMENTO E LEITURA OTIMIZADA PARA GRANDES VOLUMES DOCUMENTAIS. 3. CONECTIVIDADE - DISPONIBILIDADE MINIMA DE 99,5% (SLA); - LARGURA DE BANDA ADEQUADA PARA ACESSO SIMULTANEO DE USUARIOS; - ACESSO VIA PROTOCOLO SEGURO HTTPS. 4. SEGURANCA DA INFORMACAO - CRIPTOGRAFIA DE DADOS EM TRANSITO E EM REPOUSO; - CONTROLE DE ACESSO POR NIVEIS DE USUARIO; - REGISTRO DE LOGS E RASTREABILIDADE DAS OPERACOES; - BACKUP AUTOMATICO PERIODICO; - POLITICA DE RECUPERACAO DE DESASTRES. 5. FUNCIONALIDADES DA PLATAFORMA - GERENCIAMENTO DE ACERVO DIGITAL; - PESQUISA TEXTUAL E POR METADADOS; - INDEXACAO E CATALOGACAO DOCUMENTAL; - CONTROLE DE USUARIOS E PERMISSOES; - USUARIOS ILIMITADOS PARA USO; - MONITORAMENTO E ACOMPANHAMENTO DAS DIGITALIZACOES; - PAINEL DE GESTAO E RELATORIOS ADMINISTRATIVOS; - INTEGRACAO VIA API COM SISTEMAS MUNICIPAIS. 6. LICENCIAMENTO - LICENCIAMENTO DA PLATAFORMA PARA USO INSTITUCIONAL PELA ADMINISTRACAO PUBLICA; - DISPONIBILIZACAO CONTINUA DURANTE TODA A VIGENCIA CONTRATUAL; - SUPORTE TECNICO E MANUTENCAO EVOLUTIVA.	MES	12,0000	4.611,7867	55.341,44
2	SERVICOS DE DIGITALIZACAO, TRATAMENTO DOCUMENTAL E UPLOAD CONSISTE NA PRESTACAO DE SERVICOS TECNICOS ESPECIALIZADOS PARA DIGITALIZACAO, TRATAMENTO, CATALOGACAO, IDENTIFICACAO, VALIDACAO E UPLOAD DE DOCUMENTOS FISICOS PERTENCENTES AO ACERVO DOCUMENTAL DO MUNICIPIO, COM POSTERIOR ARMAZENAMENTO NA PLATAFORMA DIGITAL DISPONIBILIZADA. OS SERVICOS DEVERAO COMPREENDER TODAS AS ETAPAS NECESSARIAS PARA TRANSFORMACAO DO DOCUMENTO FISICO EM DOCUMENTO DIGITAL VALIDO JURIDICAMENTE, EM CONFORMIDADE COM A LEGISLACAO BRASILEIRA APLICAVEL. ETAPAS DO SERVICO 1. PREPARACAO DOCUMENTAL - ORGANIZACAO DO ACERVO; - RETIRADA DE GRAMPOS, CLIPES E ELEMENTOS METALICOS; - HIGIENIZACAO BASICA DOS DOCUMENTOS; - SEPARACAO E ORDENACAO DOCUMENTAL. 2. DIGITALIZACAO - DIGITALIZACAO EM EQUIPAMENTOS PROFISSIONAIS DE ALTA PRODUTIVIDADE; - RESOLUCAO MINIMA DE 300 DPI; - FORMATOS COMPATIVEIS COM ARQUIVAMENTO DIGITAL (PDF/A OU EQUIVALENTE); - SALVAMENTO COM FORMATO DE DOCUMENTO PESQUISAVEL (OCR); - TRATAMENTO DE IMAGEM (CORRECAO, ALINHAMENTO, CONTRASTE). 3. TRATAMENTO E CATALOGACAO - CLASSIFICACAO DOCUMENTAL; - INDEXACAO POR METADADOS; - IDENTIFICACAO DE INFORMACOES RELEVANTES; - NOMEACAO PADRONIZADA DOS ARQUIVOS. 4. VALIDACAO JURIDICA DO DOCUMENTO DIGITAL VERIFICACAO DA CONFORMIDADE DO DOCUMENTO DIGITAL COM OS REQUISITOS PREVISTOS NA LEGISLACAO BRASILEIRA APLICAVEL, ESPECIALMENTE: - DECRETO FEDERAL N 10.278/2020, QUE ESTABELECE CRITERIOS PARA DIGITALIZACAO DE DOCUMENTOS PUBLICOS E PRIVADOS PARA PRODUCAO DE EFEITOS LEGAIS; - GARANTIA DE INTEGRIDADE, AUTENTICIDADE E RASTREABILIDADE DOCUMENTAL. 5. UPLOAD E ARMAZENAMENTO - INSERCAO DOS DOCUMENTOS TRATADOS NO SISTEMA DE GERENCIAMENTO DOCUMENTAL; - VINCULACAO AOS METADADOS CORRESPONDENTES; - DISPONIBILIZACAO PARA CONSULTA NO AMBIENTE WEB. 6. CONTROLE DE QUALIDADE - CONFERENCIA AMOSTRAL OU TOTAL DA DIGITALIZACAO; - VERIFICACAO DA LEGIBILIDADE E COMPLETUDE DOCUMENTAL; - REGISTRO DE INCONSISTENCIAS.	PAG	1.200.000,0000	0,9800	1.176.000,00
TOTAL DO ÓRGÃO SECAD					1.231.341,44
SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCACAO - SEMEG
1	PLATAFORMA DE GERENCIAMENTO E ARMAZENAMENTO DIGITAL (SISTEMA) PLATAFORMA TECNOLOGICA PARA GERENCIAMENTO DE ACERVO DIGITAL EM NUVEM (WEB) CONSISTE NA DISPONIBILIZACAO, PELA CONTRATADA, DE PLATAFORMA TECNOLOGICA ONLINE (WEB) DESTINADA AO ARMAZENAMENTO, GERENCIAMENTO, ORGANIZACAO, CONSULTA E ACOMPANHAMENTO DO ACERVO DIGITAL DE DOCUMENTOS DO MUNICIPIO, INCLUINDO INFRAESTRUTURA DE BANCO DE DADOS, SERVIDORES E FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DOCUMENTAL. A SOLUCAO DEVERA OPERAR EM AMBIENTE DE COMPUTACAO EM NUVEM, COM ARQUITETURA SEGURA, ESCALAVEL E REDUNDANTE, PERMITINDO O ARMAZENAMENTO ESTRUTURADO E A GESTAO DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS PROVENIENTES DAS ATIVIDADES ADMINISTRATIVAS MUNICIPAIS. A PLATAFORMA DEVERA CONTEMPLAR, NO MINIMO, AS SEGUINTES CARACTERISTICAS TECNICAS: INFRAESTRUTURA TECNOLOGICA MINIMA 1. BANCO DE DADOS - BANCO DE DADOS RELACIONAL OU HIBRIDO ESTRUTURADO PARA GESTAO DOCUMENTAL; - CAPACIDADE INICIAL MINIMA DE ARMAZENAMENTO DE 1 TERABYTES (TB) EXPANSIVEL CONFORME CRESCIMENTO DA BASE DOCUMENTAL; - ESTRUTURA COM METADADOS PARA CATALOGACAO DOCUMENTAL; - INDEXACAO PARA BUSCA AVANCADA. 2. SERVIDORES - HOSPEDAGEM EM DATA CENTER CERTIFICADO (MINIMO TIER III OU EQUIVALENTE); - PROCESSADORES COM CAPACIDADE MINIMA EQUIVALENTE A 8 VCPUS; - MEMORIA RAM MINIMA DE 32 GB; - SISTEMA DE ARMAZENAMENTO EM SSD OU NVME DE ALTA PERFORMANCE; - VELOCIDADE DE PROCESSAMENTO E LEITURA OTIMIZADA PARA GRANDES VOLUMES DOCUMENTAIS. 3. CONECTIVIDADE - DISPONIBILIDADE MINIMA DE 99,5% (SLA); - LARGURA DE BANDA ADEQUADA PARA ACESSO SIMULTANEO DE USUARIOS; - ACESSO VIA PROTOCOLO SEGURO HTTPS. 4. SEGURANCA DA INFORMACAO - CRIPTOGRAFIA DE DADOS EM TRANSITO E EM REPOUSO; - CONTROLE DE ACESSO POR NIVEIS DE USUARIO; - REGISTRO DE LOGS E RASTREABILIDADE DAS OPERACOES; - BACKUP AUTOMATICO PERIODICO; - POLITICA DE RECUPERACAO DE DESASTRES. 5. FUNCIONALIDADES DA PLATAFORMA - GERENCIAMENTO DE ACERVO DIGITAL; - PESQUISA TEXTUAL E POR METADADOS; - INDEXACAO E CATALOGACAO DOCUMENTAL; - CONTROLE DE USUARIOS E PERMISSOES; - USUARIOS ILIMITADOS PARA USO; - MONITORAMENTO E ACOMPANHAMENTO DAS DIGITALIZACOES; - PAINEL DE GESTAO E RELATORIOS ADMINISTRATIVOS; - INTEGRACAO VIA API COM SISTEMAS MUNICIPAIS. 6. LICENCIAMENTO - LICENCIAMENTO DA PLATAFORMA PARA USO INSTITUCIONAL PELA ADMINISTRACAO PUBLICA; - DISPONIBILIZACAO CONTINUA DURANTE TODA A VIGENCIA CONTRATUAL; - SUPORTE TECNICO E MANUTENCAO EVOLUTIVA.	MES	12,0000	4.611,7867	55.341,44
2	SERVICOS DE DIGITALIZACAO, TRATAMENTO DOCUMENTAL E UPLOAD CONSISTE NA PRESTACAO DE SERVICOS TECNICOS ESPECIALIZADOS PARA DIGITALIZACAO, TRATAMENTO, CATALOGACAO, IDENTIFICACAO, VALIDACAO E UPLOAD DE DOCUMENTOS FISICOS PERTENCENTES AO ACERVO DOCUMENTAL DO MUNICIPIO, COM POSTERIOR ARMAZENAMENTO NA PLATAFORMA DIGITAL DISPONIBILIZADA. OS SERVICOS DEVERAO COMPREENDER TODAS AS ETAPAS NECESSARIAS PARA TRANSFORMACAO DO DOCUMENTO FISICO EM DOCUMENTO DIGITAL VALIDO JURIDICAMENTE, EM CONFORMIDADE COM A LEGISLACAO BRASILEIRA APLICAVEL. ETAPAS DO SERVICO 1. PREPARACAO DOCUMENTAL - ORGANIZACAO DO ACERVO; - RETIRADA DE GRAMPOS, CLIPES E ELEMENTOS METALICOS; - HIGIENIZACAO BASICA DOS DOCUMENTOS; - SEPARACAO E ORDENACAO DOCUMENTAL. 2. DIGITALIZACAO - DIGITALIZACAO EM EQUIPAMENTOS PROFISSIONAIS DE ALTA PRODUTIVIDADE; - RESOLUCAO MINIMA DE 300 DPI; - FORMATOS COMPATIVEIS COM ARQUIVAMENTO DIGITAL (PDF/A OU EQUIVALENTE); - SALVAMENTO COM FORMATO DE DOCUMENTO PESQUISAVEL (OCR); - TRATAMENTO DE IMAGEM (CORRECAO, ALINHAMENTO, CONTRASTE). 3. TRATAMENTO E CATALOGACAO - CLASSIFICACAO DOCUMENTAL; - INDEXACAO POR METADADOS; - IDENTIFICACAO DE INFORMACOES RELEVANTES; - NOMEACAO PADRONIZADA DOS ARQUIVOS. 4. VALIDACAO JURIDICA DO DOCUMENTO DIGITAL VERIFICACAO DA CONFORMIDADE DO DOCUMENTO DIGITAL COM OS REQUISITOS PREVISTOS NA LEGISLACAO BRASILEIRA APLICAVEL, ESPECIALMENTE: - DECRETO FEDERAL N 10.278/2020, QUE ESTABELECE CRITERIOS PARA DIGITALIZACAO DE DOCUMENTOS PUBLICOS E PRIVADOS PARA PRODUCAO DE EFEITOS LEGAIS; - GARANTIA DE INTEGRIDADE, AUTENTICIDADE E RASTREABILIDADE DOCUMENTAL. 5. UPLOAD E ARMAZENAMENTO - INSERCAO DOS DOCUMENTOS TRATADOS NO SISTEMA DE GERENCIAMENTO DOCUMENTAL; - VINCULACAO AOS METADADOS CORRESPONDENTES; - DISPONIBILIZACAO PARA CONSULTA NO AMBIENTE WEB. 6. CONTROLE DE QUALIDADE - CONFERENCIA AMOSTRAL OU TOTAL DA DIGITALIZACAO; - VERIFICACAO DA LEGIBILIDADE E COMPLETUDE DOCUMENTAL; - REGISTRO DE INCONSISTENCIAS.	PAG	3.000.000,0000	0,9800	2.940.000,00
TOTAL DO ÓRGÃO SEMEG					2.995.341,44

2.4. Os quantitativos foram decorrentes do levantamento da demanda pelo órgão gerenciador e, consequentemente, da abertura de IRP na fase de planejamento da licitação.

3. FUNDAMENTAÇÃO E DESCRIÇÃO DA NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO

3.1. A aquisição pela Secretaria Municipal de Administração justifica-se, pois a Administração Pública Municipal, ao longo de diversos exercícios administrativos, produziu expressivo volume de documentos físicos decorrentes da tramitação de processos administrativos, registros institucionais, expedientes internos e demais atividades inerentes à gestão pública.

3.1.1 Esse acervo documental encontra-se atualmente armazenado em diferentes espaços físicos da Administração Municipal, ocupando estantes, armários, arquivos metálicos e caixas arquivísticas, o que demanda permanente organização administrativa, controle físico e manutenção de espaços destinados exclusivamente à guarda documental.

3.1.2  A manutenção de grande volume de documentos exclusivamente em meio físico impõe desafios relevantes à gestão administrativa, especialmente no que se refere à localização célere de informações, preservação do patrimônio documental, organização arquivística adequada e racionalização dos espaços físicos utilizados pela Administração Pública.

3.1.3 Além disso, o manuseio constante de documentos físicos por servidores públicos, sobretudo em ambientes que concentram elevado volume de papéis e pastas arquivísticas, pode gerar desconfortos operacionais e impactos relacionados à saúde ocupacional, considerando fatores como acúmulo de poeira, desgaste físico decorrente da movimentação de volumes documentais e exposição prolongada a ambientes de arquivo físico.

3.1.4 Soma-se a isso o fato de que a guarda física de documentos demanda utilização contínua de espaços administrativos que poderiam ser destinados a outras finalidades institucionais, além de exigir controle permanente das condições ambientais necessárias à preservação do acervo documental.

3.1.5 Outro aspecto relevante refere-se ao consumo de recursos materiais associados à manutenção de arquivos físicos, tais como pastas, caixas arquivísticas, mobiliário específico e demais materiais destinados à organização e armazenamento documental, o que implica custos administrativos contínuos ao longo do tempo.

3.1.6 A racionalização da gestão documental também contribui para a redução do consumo de papel e de insumos associados à gestão física de documentos, alinhando a atuação administrativa a práticas mais sustentáveis e ambientalmente responsáveis, em consonância com políticas públicas voltadas à modernização da gestão pública e à sustentabilidade administrativa.

3.1.7 Nesse contexto, torna-se necessária a adoção de medidas administrativas voltadas à organização, preservação e modernização da gestão do acervo documental existente, permitindo maior eficiência na administração das informações institucionais, melhor controle dos registros administrativos e ampliação das condições de acesso às informações públicas.

3.1.8 A presente demanda surge, portanto, da necessidade de promover a adequada gestão do acervo documental físico existente no âmbito da Administração Municipal, buscando garantir maior eficiência administrativa, racionalização de recursos públicos, melhoria das condições de trabalho dos servidores e fortalecimento dos mecanismos de organização e preservação das informações institucionais.

3.1.9   Dessa forma, a contratação pretendida mostra-se necessária para atender ao interesse público envolvido, contribuindo para o aprimoramento da gestão administrativa, para a modernização dos procedimentos institucionais e para a adequada administração do patrimônio documental público pertencente ao Município.

3.2 A aquisição pela Secretaria Municipal de Educação justifica-se, pois no exercício de suas atribuições, bem como por meio das unidades escolares e setores administrativos responsáveis pela gestão da rede municipal de ensino, acumulou ao longo dos anos expressivo volume de documentos físicos decorrentes de processos administrativos, registros escolares, atos institucionais e demais atividades inerentes à administração educacional.

3.2.1 Esse acervo encontra-se distribuído entre a sede da Secretaria, unidades escolares e setores vinculados, armazenado em diversos meios físicos, como estantes, armários, arquivos metálicos e caixas arquivísticas, o que demanda constante organização, controle e destinação de espaços específicos para sua guarda.

3.2.2 A manutenção desse volume documental exclusivamente em meio físico limita a eficiência administrativa, especialmente quanto à agilidade na localização de informações, à organização arquivística adequada, à preservação dos documentos e à otimização dos espaços físicos nas unidades educacionais e administrativas.

3.2.3 Além disso, o manuseio contínuo desses documentos por servidores pode ocasionar dificuldades operacionais e impactos à saúde ocupacional, considerando a exposição à poeira, o esforço físico na movimentação de arquivos e a permanência em ambientes inadequados para atividades contínuas. O armazenamento também compromete o aproveitamento de espaços institucionais que poderiam ser destinados a atividades pedagógicas e administrativas essenciais, ao mesmo tempo em que gera custos contínuos com materiais de arquivamento, como pastas, caixas e mobiliário específico.

3.2.4 Nesse contexto, a adoção de soluções tecnológicas voltadas à digitalização e gestão eletrônica de documentos contribui para a racionalização de recursos, redução do uso de papel e insumos, além de promover maior sustentabilidade administrativa e alinhamento às diretrizes de modernização da gestão pública.

3.2.5 Torna-se, portanto, necessária a implementação de medidas que viabilizem a digitalização, tratamento, organização e armazenamento seguro do acervo documental, assegurando maior controle das informações, facilidade de acesso, integridade dos dados e eficiência na gestão dos processos administrativos e educacionais.

3.2.6 Dessa forma, a contratação de empresa especializada para a prestação dos serviços de digitalização, catalogação e disponibilização de documentos em ambiente digital mostra-se indispensável ao atendimento do interesse público, contribuindo para a modernização da gestão da Secretaria Municipal de Educação, abrangendo as unidades escolares e setores administrativos, bem como para a adequada preservação do patrimônio documental e melhoria da governança da informação.

4. GERENCIAMENTO ANÁLISE DE RISCOS art. 22 da Lei Federal n º 14.133/2021)

4.1 O presente mapa tem por objetivo identificar e avaliar os riscos que possam comprometer o processo de REGISTRO DE PRECOS PARA FUTURA, EVENTUAL E PARCELADA CONTRATAÇÃO DE EMPRESA ESPECIALIZADA, DO RAMO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO, PARA A REALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE DIGITALIZAÇÃO, TRATAMENTO (CATALOGAÇÃO, IDENTIFICAÇÃO) E UPLOAD (ENVIO E ARMAZENAMENTO) DE DOCUMENTOS EM AMBIENTE ONLINE (WEB), COM O FORNECIMENTO DE PLATAFORMA APROPRIADA DE GERENCIAMENTO E ACOMPANHAMENTO DOS RESPECTIVOS ARQUIVOS ARMAZENADOS, JUNTO A SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO DE GURUPI (SECAD), considerando especialmente a fase de planejamento da contratação.

4.1.1 Fase de análise:
☑ Planejamento da contratação

4.1.2 TABELA DE IDENTIFICAÇÃO E TRATAMENTO DOS RISCOS

Nº	Risco Identificado	Probabilidade	Impacto	Ações Preventivas	Responsável	Ações de Contingência
1	Demora na elaboração da estimativa de preços de mercado	Baixa	Média	Utilização de múltiplas fontes de pesquisa de preços, priorizando bases públicas e contratações similares	Seção de Orçamento e Estimativa	Sintetizar as fontes de pesquisa; realizar cotação com fornecedores (mínimo de 3); ampliar equipe responsável pela pesquisa
2	Demora na aprovação da demanda e liberação orçamentária (DPO)	Alta	Alta	Articulação prévia da unidade demandante com os setores responsáveis pela aprovação e disponibilidade orçamentária	Gestão da pasta demandante	Dialogar com a unidade de aprovação orçamentária e chefia superior para agilizar a tramitação
3	Necessidade de ajustes durante análise jurídica (PGM) e controle interno (CGM)	Baixa	Média	Alinhamento prévio entre unidade demandante, setor de licitações e áreas técnicas	Gestão da pasta demandante / Central de Licitações	Saneamento imediato das inconsistências apontadas pelas áreas de controle
4	Impugnação ao instrumento convocatório	Baixa	Média	Elaboração do edital em conformidade com a legislação, garantindo exigências proporcionais e compatíveis com o objeto	Gestão da pasta demandante / Central de Licitações	Responder tempestivamente à impugnação e promover eventuais ajustes necessários
5	Licitação deserta ou fracassada	Baixa	Média	Definição adequada das especificações do objeto e estimativa de preços compatível com o mercado	Gestão da pasta demandante / Central de Licitações	Republicação do certame com ajustes ou adoção de contratação direta, se legalmente cabível

4.1.3  MATRIZ DE CLASSIFICAÇÃO DOS RISCOS: Para facilitar a visualização do nível de criticidade, os riscos podem ser representados em uma matriz de probabilidade e impacto, classificando-os conforme o grau de severidade.

4.1.3.1 Nessa matriz:

• Verde: risco baixo
• Amarelo: risco moderado
• Laranja: risco relevante
• Vermelho: risco crítico

No gráfico apresentado anteriormente, observa-se que:

• Risco 2 apresenta alto impacto e alta probabilidade, sendo o ponto que exige maior atenção da gestão.

• Os demais riscos encontram-se na faixa moderada, podendo ser controlados por meio das medidas preventivas indicadas.

Esse tipo de representação visual serve para guiar e subsidia a gestão demandada, controle interno e demais agentes participantes na rápida compreensão do cenário de riscos da contratação.

4.1.4 MONITORAMENTO DOS RISCOS
4.1.4.1 Eventuais novos riscos poderão ser identificados durante as fases internas e externas do processo de contratação, hipótese em que este mapa poderá ser atualizado para refletir novas circunstâncias ou ajustes necessários à gestão do processo.

4.1.5 CONCLUSÃO
4.1.5.1 Diante da análise realizada, conclui-se que os riscos identificados decorrem de experiências administrativas anteriores e de práticas observadas na condução de processos de contratação pública.
4.1.5.2 A adoção das medidas preventivas e de contingência indicadas neste documento contribui para reduzir a probabilidade de ocorrência de eventos adversos e para garantir maior segurança na condução do processo licitatório e na futura execução contratual.

5. DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO COMO UM TODO CONSIDERADO O CICLO DE VIDA DO OBJETO

5.1. A descrição da solução como um todo encontra-se pormenorizada em tópico específico dos Estudos Técnicos Preliminares.

6. DA FORMA DE EXECUÇÃO, DO PRAZO DE EXECUÇÃO/ ENTREGA,  DA FISCALIZAÇÃO DA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS, DAS CONDIÇÕES E DA FORMA DE RECEBIMENTO, DOS LOCAIS DE EXECUÇÃO E DOS SERVIDORES RESPONSÁVEIS.

6.1 Da forma de execução
6.1. A execução do serviço seguirá a seguinte dinâmica:
6.1.2. O objeto desta licitação deverá ser executado conforme este Termo de Referência, sendo observadas as exigências e informações contidas no Edital e nas cláusulas contratuais, após a assinatura do Instrumento Contratual.

6.2. Do prazo de execução/entrega

6.2.1 O prazo de execução dos serviços decorrentes da presente contratação deverá observar a natureza continuada e progressiva do objeto, considerando que a execução dos trabalhos ocorrerá de forma gradual, conforme a disponibilização dos lotes documentais pela Administração Pública.

6.2.2 Após a formalização da contratação e assinatura do instrumento contratual ou documento equivalente, a Administração Municipal realizará a seleção e disponibilização dos primeiros lotes de documentos físicos destinados à execução dos serviços objeto da contratação.

6.2.3 A partir da disponibilização do lote documental a empresa contratada deverá iniciar a execução dos serviços no prazo máximo de 05 (cinco) dias úteis, contados do recebimento formal da remessa documental.

6.2.4 O prazo para execução dos serviços referentes a cada lote documental disponibilizado será de até 30 (trinta) dias, período no qual deverão ser realizados os procedimentos necessários à preparação documental, digitalização, tratamento, catalogação, validação e inserção dos documentos no ambiente digital correspondente.

6.2.5 Concluída a execução de cada lote documental, os serviços serão submetidos à verificação e conferência pela gestão e fiscalização do contrato, que procederão à análise da conformidade dos serviços executados, incluindo a verificação da integridade dos arquivos digitais, da qualidade da digitalização e do atendimento aos requisitos estabelecidos no instrumento contratual.

6.2.6 Durante o decorrer da execução contratual, e considerando a diversidade de tipologias documentais existentes no acervo administrativo municipal, os órgãos gerenciador/participante poderá, de comum acordo com a empresa contratada, estabelecer cronogramas específicos para determinados conjuntos documentais, sempre que a natureza ou complexidade dos documentos assim o exigir.

6.2.7 A definição desses cronogramas complementares deverá observar critérios de razoabilidade, eficiência administrativa e adequada execução do objeto contratado, sem prejuízo das obrigações contratuais assumidas pela contratada.

6.3 Da Fiscalização da execução dos serviços 

6.3.1  A fiscalização da execução dos serviços decorrentes da presente contratação será exercida por servidor público devidamente designado pela autoridade competente, mediante ato administrativo próprio, a exemplo de portaria ou instrumento equivalente, o qual ficará responsável pelo acompanhamento da execução contratual, observando-se as disposições da Lei Federal nº 14.133/2021 e demais normas aplicáveis.

6.3.2 Compete ao fiscal da contratação acompanhar a execução dos serviços, verificar o cumprimento das obrigações contratuais assumidas pela contratada, registrar eventuais ocorrências relacionadas à execução do objeto e atestar a regular execução dos serviços para fins de liquidação e pagamento das despesas correspondentes.

6.3.3 Considerando as limitações estruturais relacionadas ao quadro reduzido de servidores disponíveis para atuação na gestão contratual, poderá a Administração designar um único servidor para exercer, de forma cumulativa, as atribuições de gestor e fiscal do contrato, desde que devidamente formalizado em ato administrativo próprio.

6.3.4 A atuação do gestor e do fiscal do contrato deverá observar os princípios da eficiência administrativa, da razoabilidade e da boa gestão dos recursos públicos, garantindo o adequado acompanhamento da execução contratual e a verificação da conformidade dos serviços prestados com as condições estabelecidas no instrumento contratual.

6.3.5 Sempre que necessário, a Administração poderá designar servidores auxiliares para apoiar as atividades de fiscalização e acompanhamento da execução contratual, sem prejuízo da responsabilidade atribuída ao servidor formalmente designado para o exercício das funções de gestão e fiscalização do contrato.

6.4. Das condições e da forma de recebimento

6.4.1. Os serviços deverão ser executados rigorosamente com as características e especificações constantes no termo de Referência e legislações pertinentes, ficando esclarecido que correrá por conta da Detentora/Fornecedora todos os custos com equipamentos, softwares, mão de obra, encargos e demais despesas necessárias à plena execução do objeto.

6.4.2. O Órgão Solicitante rejeitará os serviços executados em desacordo com o Termo de Referência/ARP, mesmo após o recebimento; caso seja constatado que os mesmos estejam em desacordo com o especificado ou incompleto. O responsável pelo órgão notificará, conforme o caso, a Fornecedora para que a mesma providencie a correção necessária dentro do prazo estipulado.

6.4.3. A execução deverá ocorrer nos locais indicados pela Administração, incluindo etapas presenciais e remotas.

6.4.4. O objeto deverá ser recebido pelo servidor designado, de acordo com o artigo 140, II, “a” e “b”, da Lei n° 14.133 de 2021, da seguinte forma:

a) Provisoriamente, de forma sumária, pelo responsável por seu acompanhamento e  fiscalização, com verificação posterior da conformidade com as exigências contratuais;

b) Definitivamente, por servidor ou comissão designada pela autoridade competente, mediante termo detalhado que comprove o atendimento das exigências contratuais.

6.4.5. Constatadas irregularidades, o Órgão Solicitante poderá: 

I. Se disser respeito à especificação e/ou qualidade do produto fornecido, rejeitá-lo, determinando sua substituição imediatamente, sem prejuízo das penalidades cabíveis;

II. Na hipótese de substituição, a Fornecedora deverá fazê-la em conformidade com a indicação do Órgão Solicitante de imediato, contados da notificação por escrito, mantido o preço registrado.

6.4.6. O recebimento por parte do Órgão Solicitante não modifica, restringe ou elide a plena responsabilidade da Detentora de fornecer o objeto de acordo com as condições e especificações contidas no Edital, no Termo de Referência, na Proposta e na ARP; nem invalida qualquer reclamação que o Órgão venha a fazer em virtude de posterior constatação do objeto fora de especificação, garantida a faculdade de reparação a expensas da Fornecedora.

6.4.7. Quaisquer exigências da Fiscalização, inerentes ao fornecimento do objeto, deverão ser prontamente atendidas pela Fornecedora sem ônus para o Órgão Solicitante

 

6.5. Dos locais de execução e servidores responsáveis 

6.5.1 A execução dos serviços objeto da presente contratação observará as características próprias de cada etapa que compõe a solução pretendida, considerando a natureza distinta das atividades relacionadas à digitalização dos documentos físicos, ao tratamento dos arquivos digitais e à disponibilização da plataforma tecnológica de gerenciamento documental.

6.5.2  Para a execução das atividades de digitalização documental será disponibilizado pela contratante espaço físico adequado, contendo estrutura mínima de trabalho composta por mesa, cadeira e ambiente climatizado por meio de central de ar-condicionado.

6.5.3 Caberá à empresa contratada providenciar, sob sua exclusiva responsabilidade, todos os equipamentos, softwares, scanners profissionais, estações de trabalho e demais recursos tecnológicos necessários à execução das atividades de digitalização dos documentos.

6.5.4 Após a realização da digitalização dos documentos físicos, as etapas subsequentes relacionadas ao tratamento dos arquivos digitais, organização, catalogação, identificação e inserção dos documentos no ambiente eletrônico de armazenamento poderão ser executadas de forma remota pela contratada, utilizando-se de sua própria infraestrutura tecnológica.

6.5.5 No que se refere à plataforma tecnológica de gerenciamento e armazenamento digital de documentos, por se tratar de solução operada em ambiente eletrônico remoto (web), sua disponibilização ocorrerá por meio de infraestrutura tecnológica mantida pela contratada, não havendo necessidade de instalação física do sistema nas dependências do órgão gerenciador ou do órgão participante da Ata de Registro de Preços.

6.5.6 A validação administrativa dos documentos digitalizados, especialmente quanto à verificação de integridade, correspondência com os documentos físicos e atendimento aos requisitos legais aplicáveis, constitui atividade de competência da Administração Pública, a ser realizada pelos servidores responsáveis pela gestão e fiscalização da contratação.

6.5.7 Os serviços presenciais relacionados à digitalização documental deverão ser executados preferencialmente em dias úteis, observando-se o horário regular de funcionamento do órgão gerenciador e do órgão participante da Ata de Registro de Preços. 

6.5.8 Considerando que os documentos físicos permanecerão armazenados nas dependências administrativas do Município, a execução das atividades presenciais deverá observar os horários de expediente do órgão público para fins de disponibilização, retirada e devolução dos lotes documentais.

6.5.9 A sala destinada à execução dos serviços poderá permanecer sob guarda da empresa contratada durante o período de execução das atividades, mediante controle e responsabilidade previamente estabelecidos pela Administração.

6.5.10 A execução dos serviços em dias não úteis poderá ocorrer de forma excepcional, desde que previamente autorizada pela Administração Pública e observadas as disposições da legislação trabalhista aplicável, incluindo eventuais regras estabelecidas em convenções coletivas de trabalho da categoria profissional envolvida.

6.5.11 Informações adicionais relacionadas à execução dos serviços poderão ser obtidas junto à Secretaria Municipal de Administração por meio dos canais institucionais de comunicação disponibilizados pela Administração.

6.5.12 Os serviços deverão ser executados presencialmente no endereço abaixo descrito ou em outro local indicado no corpo da Ordem de Compra, ou outro documento equivalente dentro do perímetro urbano deste Município. 

a) Secretaria Municipal de Administração - Órgão Gerenciador: especificamente no Complexo Administrativo denominado “Fazendinha”, localizado na BR-242, Km 405 – Saída Leste, Gurupi – Tocantins, local onde se encontra armazenado o acervo documental objeto da contratação.

b) Secretaria Municipal de Educação – Órgão Participante: Como ponto inicial de referência, os serviços poderão ser executados na sede administrativa localizada na BR 242, KM 405, saída para a cidade de Peixe, Lote 04, Gleba 08, Quarta Etapa, parte do loteamento da Faz. Santo Antônio, Gurupi – TO, CEP: 77400-000, ou em outro local indicado pela Secretaria, dentro do perímetro urbano do Município, mais informações poderá ser obtida no e-mail: financeiro@semeg.gurupi.to.gov.br ou telefone (63) 3301-4356.  

7. REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO

7.1 Sustentabilidade

7.1.2  Embora o objeto consista na prestação de serviços técnicos voltados à digitalização de documentos físicos e à disponibilização de sistema para armazenamento e gerenciamento eletrônico do acervo documental da Administração, deverão ser observados, no que couber, os princípios da sustentabilidade, da racionalização de recursos e da eficiência administrativa, em consonância com a legislação vigente e com as boas práticas de governança pública.

7.1.3 A solução a ser contratada deverá contribuir para a redução progressiva do uso de documentos exclusivamente físicos, priorizando a gestão eletrônica da informação, o armazenamento digital de arquivos e a utilização de fluxos informatizados de trabalho.

7.1.4 A digitalização do acervo documental permitirá a diminuição do consumo de papel, insumos administrativos e espaços físicos destinados ao arquivamento de documentos, favorecendo práticas administrativas mais sustentáveis e eficientes.

7.1.5 A contratada deverá observar boas práticas de gestão responsável de recursos tecnológicos e informacionais, incluindo mecanismos adequados de organização, armazenamento e preservação dos arquivos digitais produzidos durante a execução do objeto.

7.2 Indicação de marcas ou modelos

7.2.1  Não se aplica indicação de marcas, modelos ou fabricantes específicos, uma vez que a contratação tem por objeto a prestação de serviços especializados de digitalização, tratamento documental e disponibilização de ambiente tecnológico para armazenamento e gerenciamento eletrônico de documentos.

7.2.2  A solução tecnológica a ser disponibilizada deverá atender aos requisitos técnicos mínimos definidos no Termo de Referência, especialmente quanto à organização, indexação, armazenamento e recuperação dos documentos digitalizados, observados os padrões técnicos aplicáveis à gestão documental.

7.3  Exigência de amostra ou prova de conceito

7.3.1  Considerando que o objeto envolve, além da digitalização de documentos físicos, a disponibilização de ambiente tecnológico para armazenamento e gerenciamento eletrônico de arquivos digitais, poderá ser exigida da licitante provisoriamente classificada em primeiro lugar a apresentação de amostra ou a realização de prova de conceito (PoC).

7.3.2  A eventual realização de prova de conceito terá como finalidade permitir à Administração verificar, de forma objetiva e prática, a aderência da solução ofertada aos requisitos técnicos estabelecidos para a execução dos serviços e para o funcionamento do sistema de armazenamento e gerenciamento eletrônico dos documentos digitalizados.

7.3.3 A exigência de amostra ou prova de conceito justifica-se em razão da natureza tecnológica da solução, que envolve ambiente eletrônico de armazenamento e gerenciamento de documentos, sendo necessária a verificação prática da aderência da plataforma aos requisitos funcionais e de segurança estabelecidos neste Termo de Referência.

7.4 Carta de solidariedade

7.4.1 Não se aplica exigência de carta de solidariedade, tendo em vista que o objeto consiste na contratação de empresa responsável pela execução integral dos serviços previstos neste instrumento.

7.5 Garantia contratual

7.5.1  Não se aplica.

7.6  Subcontratação

7.6.1  Não será admitida subcontratação total do objeto.

7.6.2  Eventual subcontratação parcial poderá ser admitida apenas em atividades acessórias ou complementares, desde que previamente autorizada pela Administração e desde que não comprometa a responsabilidade técnica da contratada pela execução integral dos serviços.

8. DAS CONDIÇÕES ESPECIAIS DA CONTRATAÇÃO:

8.1 A Contratada obriga-se a executar o objeto licitado em perfeita harmonia e concordância com termos do instrumento convocatório e do Termo de Referência da respectiva Licitação.

8.2. Após a homologação da Licitação a Autoridade competente da Administração, convocará a adjudicatária para assinatura da ARP, que deverá responder no prazo máximo de 05 (cinco) dias úteis do ato convocatório, devendo observar e cumprir as exigências contidas no Edital e seus anexos.

8.3. O prazo de convocação poderá ser prorrogado uma vez, por igual período, quando solicitado pela parte durante o seu transcurso e desde que ocorra motivo justificado aceito pela Administração.

8.4. É facultado à Contratante, quando o convocado não assinar, não aceitar ou retirar o instrumento equivalente no prazo e condições estabelecidos, convocar os licitantes remanescentes, na ordem de classificação, para fazê-lo em igual prazo e nas mesmas condições propostas pelo primeiro classificado, inclusive quanto aos preços atualizados de conformidade com o ato convocatório, ou revogar a licitação independentemente da cominação prevista no art. 90 da lei federal 14.133/21.

8.5. Decorridos o prazo de validade de sua proposta, sem convocação para a contratação, fica o licitante liberado dos compromissos assumidos.

8.6. A Contratada não poderá ceder ou transferir a contratação, total ou parcialmente, a terceiros, sob pena de rescisão.

8.7. Todos os contatos, reclamações e penalidades serão feitos ou aplicados diretamente a Contratada.

8.8. Da Garantia do Objeto

8.8.1. Os serviços objeto da presente contratação deverão possuir garantia mínima de conformidade com as especificações do Termo de Referência, observadas as normas técnicas aplicáveis e a legislação vigente. Caso a contratada ofereça garantia superior, esta prevalecerá.

9. MODELO DE GESTÃO DA CONTRATAÇÃO

9.1. Após a assinatura da ARP, contrato ou instrumento equivalente, o órgão ou entidade poderá convocar o representante da empresa contratada para reunião inicial para apresentação do plano de fiscalização, que conterá informações acerca das obrigações contratuais, dos mecanismos de fiscalização, das estratégias para execução do objeto, do plano complementar de execução da contratada, quando houver, do método de aferição dos resultados e das sanções aplicáveis, dentre outros.

9.2. A contratação deverá ser executada fielmente pelas partes, de acordo com as cláusulas avençadas e as normas da Lei nº 14.133, de 2021, e cada parte responderá pelas consequências de sua inexecução total ou parcial.

9.3. Fiscalização

9.3.1. A fiscalização e acompanhamento da execução da ARP serão efetuados pelo servidor Wilber França de Carvalho, diretor II, observando-se no que couber ao fiscal, as obrigações elencadas no Termo de Referência atribuídas ao Órgão Gerenciador, bem como as disposições do art. 117 da Lei 14.133/21, devendo ser observado no Termo de Referência e na Minuta da ARP, ambos integrantes do Edital.

9.4. Da gestão da contratação

9.4.1. As comunicações entre o órgão ou entidade e a contratada devem ser realizadas por escrito, em meio eletrônico, sempre que o ato exigir tal formalidade, admitindo-se, excepcionalmente, o uso de mensagem eletrônica para esse fim, em analogia ao dispositivo do art. 44, § 2º da Instrução Normativa nº 005/2017 da Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento e Gestão.

9.4.2. O órgão ou entidade poderá convocar representante da empresa para adoção de providências que devam ser cumpridas de imediato.

9.4.3. Após a assinatura da ARP, o órgão ou entidade informará o representante da empresa contratada quanto a necessidade de cumprimento das obrigações e fiscalizações as quais será submetida a contratação.

9.4.4. Antes do pagamento da nota fiscal ou da fatura, deverá ser consultada a situação de regularidade da empresa quanto a emissão das certidões de regularidade fiscal, previdenciária e trabalhista.

9.4.5. Serão exigidos a Certidão Negativa de Débito (CND) relativa a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT), e a comprovação da Regularidade Fiscal Municipal e Estadual, caso esses documentos não estejam juntados no processo de autorização de empenho e/ou pagamento.

9.5. Além do disposto acima, a fiscalização contratual obedecerá às seguintes rotinas:

9.5.1. Verificação de autorização da demanda junto ao Grupo Gestor ou autoridade competente, conforme o caso.

9.5.2. Juntada de manifestação técnica da controladoria interna, para aferição dos requisitos técnicos da despesa em apreço.

9.5.3. Aferição de existência de lastro orçamentário para o comprometimento da fonte, com a devida compatibilidade com a requisição inaugural.

10. DA VIGÊNCIA DA ARP:

10.1. O prazo de vigência da Ata de Registro de Preços será de um ano, contado do primeiro dia útil subsequente à data de divulgação no PNCP, podendo ser prorrogado, por igual período, desde que comprovado o preço vantajoso, na forma do art. 22 do Dec. Municipal nº 1589/2023 e art. 84 da Lei n° 14.133, de 2021.

11. DA FORMA DE PAGAMENTO:

11.1. O pagamento será efetuado através de Ordem Bancária na conta corrente da Fornecedora, devendo ser o CNPJ o mesmo cadastrado na habilitação da licitação, após a emissão da Nota Fiscal/Fatura, desde que não haja fator impeditivo imputável à Fornecedora, e será efetuado em até 30 dias após o Atesto de Recebimento do objeto.

11.2.  O pagamento será efetuado de acordo com o CNPJ sob o qual será emitida a Nota Fiscal que deverá ser o mesmo cadastro habilitado na licitação.

11.3. A Fornecedora deverá emitir Fatura/Nota Fiscal eletrônica correspondente ao objeto fornecido, sem rasuras, fazendo constar na mesma as informações bancárias tais como, o número de sua conta, o nome do Banco e respectiva Agência.

11.4. A Nota Fiscal deverá ser conferida e atestada por servidor/responsável competente da Administração, e deverá estar acompanhada da(s) Requisição(ões)/solicitação(ões) de compras emitida pelo respectivo Órgão Requisitante responsável pelo pedido, devidamente assinada por servidor público municipal identificado e autorizado para tal.

11.5. A nota fiscal supracitada deverá estar devidamente acompanhada dos documentos de comprovação da Regularidade Fiscal a Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, Estadual e Municipal, bem como a do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço- FGTS e Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas-CNDT.

11.6. Nenhum pagamento será efetuado à licitante vencedora enquanto pendente de liquidação, qualquer obrigação financeira que lhe for imposta, em virtude de penalidade ou inadimplência, que poderá ser compensada com o(s) pagamento(s) pendente(s), sem que isso gere direito a acréscimos de qualquer natureza.

11.7. Liquidação

11.7.1. Recebida a Nota Fiscal ou documento de cobrança equivalente, correrá o prazo de 10 (dez) dias úteis para fins de liquidação, na forma desta seção, prorrogáveis por igual período, caso haja necessidade.

11.7.2. O prazo de que trata o item anterior será reduzido à metade, mantendo-se a possibilidade de prorrogação, nos casos de contratações decorrentes de despesas cujos valores não ultrapassem o limite de que trata o inciso II do art. 75 da Lei nº 14.133, de 2021.

11.7.3. Para fins de liquidação, o setor competente deve verificar se a Nota Fiscal ou Fatura apresentada expressa os elementos necessários e essenciais do documento, tais como:

a) o prazo de validade;

b) a data da emissão;

c) os dados do processo de licitação junto ao órgão contratante;

d) o valor a pagar; e

e) eventual destaque do valor de retenções tributárias cabíveis.

11.7.4. Havendo erro na apresentação da Nota Fiscal/Fatura, ou circunstância que impeça a liquidação da despesa, esta ficará sobrestada até que o contratado providencie as medidas saneadoras, reiniciando-se o prazo após a comprovação da regularização da situação, sem ônus à contratante;

11.7.5. A Nota Fiscal ou Fatura deverá ser obrigatoriamente acompanhada da comprovação da regularidade fiscal, constatada por meio de consulta on-line ao SICAF ou, na impossibilidade de acesso ao referido Sistema, mediante consulta aos sítios eletrônicos oficiais ou à documentação mencionada no art. 68 da Lei nº 14.133/2021.

11.7.6. A Administração deverá realizar consulta para:

a) verificar a manutenção das condições de habilitação exigidas no edital;

b) identificar possível razão que impeça a participação em licitação, no âmbito do órgão ou entidade, proibição de contratar com o Poder Público, bem como ocorrências impeditivas indiretas.

11.7.7. Constatando-se a situação de irregularidade do contratado, será providenciada sua notificação, por escrito, para que, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, regularize sua situação ou, no mesmo prazo, apresente sua defesa. O prazo poderá ser prorrogado uma vez, por igual período, a critério do contratante.

11.7.8. Não havendo regularização ou sendo a defesa considerada improcedente, o contratante deverá comunicar aos órgãos responsáveis pela fiscalização da regularidade fiscal quanto à inadimplência do contratado, bem como quanto à existência de pagamento a ser efetuado, para que sejam acionados os meios pertinentes e necessários para garantir o recebimento de seus créditos.

11.7.9. Persistindo a irregularidade, o contratante deverá adotar as medidas necessárias à rescisão contratual nos autos do processo administrativo correspondente, assegurada ao contratado a ampla defesa.

11.7.10. Havendo a efetiva execução do objeto, os pagamentos serão realizados normalmente, até que se decida pela rescisão do contrato ou documento equivalente, caso o contratado não regularize sua situação.

12. FORMA E CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DO FORNECEDOR E REGIME DE EXECUÇÃO

12.1. Forma de seleção e critério de julgamento da proposta

12.1.1. O fornecedor será selecionado por meio da realização de procedimento de LICITAÇÃO, na modalidade PREGÃO, sob a forma ELETRÔNICA, com adoção do critério de julgamento pelo MENOR PREÇO GLOBAL/  AMPLA CONCORRÊNCIA.

13. DAS EXIGÊNCIAS DE HABILITAÇÃO

13.1. Para comprovação da habilitação jurídica a licitante deverá apresentar:

a) Pessoa física: cédula de identidade (RG) do representante legal da empresa ou documento equivalente que, por força de lei, tenha validade para fins de identificação em todo o território nacional;

b) Empresário individual: inscrição no Registro Público de Empresas Mercantis, a cargo da Junta Comercial da respectiva sede;

c) Microempreendedor Individual - MEI: Certificado da Condição de Microempreendedor Individual - CCMEI, cuja aceitação ficará condicionada à verificação da autenticidade no sítio https://www.gov.br/empresas-e-negocios/pt-br/empreendedor;

d) Sociedade empresária, sociedade limitada unipessoal – SLU ou sociedade identificada como empresa individual de responsabilidade limitada - EIRELI: inscrição do ato constitutivo, estatuto ou contrato social no Registro Público de Empresas Mercantis, a cargo da Junta Comercial da respectiva sede, acompanhada de documento comprobatório de seus administradores;

e) Sociedade empresária estrangeira: portaria de autorização de funcionamento no Brasil, publicada no Diário Oficial da União e arquivada na Junta Comercial da unidade federativa onde se localizar a filial, agência, sucursal ou estabelecimento, a qual será considerada como sua sede, conforme Instrução Normativa DREI/ME nº 77, de 18 de março de 2020.

f) Sociedade simples: inscrição do ato constitutivo no Registro Civil de Pessoas Jurídicas do local de sua sede, acompanhada de documento comprobatório de seus administradores;

g) Filial, sucursal ou agência de sociedade simples ou empresária: inscrição do ato constitutivo da filial, sucursal ou agência da sociedade simples ou empresária, respectivamente, no Registro Civil das Pessoas Jurídicas ou no Registro Público de Empresas Mercantis onde opera, com averbação no Registro onde tem sede a matriz

h) Sociedade cooperativa: ata de fundação e estatuto social, com a ata da assembleia que o aprovou, devidamente arquivado na Junta Comercial ou inscrito no Registro Civil das Pessoas Jurídicas da respectiva sede, além do registro de que trata o art. 107 da Lei nº 5.764, de 16 de dezembro 1971.

i) Ato de autorização: não se aplica.

13.1.1. Os documentos acima deverão estar acompanhados de todas as alterações ou da consolidação respectiva.

13.2. Para a Comprovação da Regularidade Fiscal e Trabalhista a Licitante Deverá Apresentar:

a) Prova de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas ou no Cadastro de Pessoas Físicas, conforme o caso;

b) Prova de regularidade fiscal perante a Fazenda Nacional, mediante apresentação de certidão expedida conjuntamente pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN), referente a todos os créditos tributários federais e à Dívida Ativa da União (DAU) por elas administrados, inclusive aqueles relativos à Seguridade Social, nos termos da Portaria Conjunta nº 1.751, de 02 de outubro de 2014, do Secretário da Receita Federal do Brasil e da Procuradora-Geral da Fazenda Nacional.

c) Prova de regularidade com o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);

d) Prova de inexistência de débitos inadimplidos perante a Justiça do Trabalho, mediante a apresentação de certidão negativa ou positiva com efeito de negativa, nos termos do Título VII-A da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943;

e) Prova de inscrição no cadastro de contribuintes Municipal e/ ou Estadual relativo ao domicílio ou sede do fornecedor, pertinente ao seu ramo de atividade e compatível com o objeto contratual;

f) Prova de regularidade com a Fazenda Municipal do domicílio ou sede do fornecedor, relativa à atividade em cujo exercício contrata ou concorre;

g) Certidão Negativa, ou Certidão Positiva com efeito de Negativa de Débito Estadual ou Distrital;

h) Caso o fornecedor seja considerado isento dos tributos relacionados ao objeto contratual, deverá comprovar tal condição mediante a apresentação de declaração da Fazenda respectiva do seu domicílio ou sede, ou outra equivalente, na forma da lei.

i) O fornecedor enquadrado como microempreendedor individual que pretenda auferir os benefícios do tratamento diferenciado previstos na Lei Complementar n. 123, de 2006, estará dispensado da prova de inscrição nos cadastros de contribuintes estadual e municipal.

13.3. Para Comprovação da Qualificação Econômico-Financeira a licitante deverá apresentar:

a) Certidão Negativa de Falência, na forma da Lei nº 11.101/05, expedida pelo cartório distribuidor da sede da pessoa jurídica ou pela internet, com antecedência máxima de 90 (noventa) dias da data de abertura da sessão, quando não constar em seu corpo à validade.

b) Estando a empresa em Recuperação Judicial, deverá apresentar a comprovação de que o plano de recuperação foi acolhido na esfera judicial (art. 58 da Lei 11.101/2005), sob pena de Inabilitação.

13.3.1.  No caso de praças com mais de um cartório distribuidor, deverão ser apresentadas as certidões de cada um dos distribuidores.

13.4. Para Comprovação da Qualificação Técnica a licitante deverá apresentar:

13.4.1. A licitante deverá apresentar atestado de capacidade técnica, emitido por pessoa jurídica de direito público ou privado, comprovando a execução de serviços compatíveis com o objeto, especialmente digitalização documental, tratamento e organização de documentos e/ou gestão eletrônica de documentos.

13.4.2. O(s) atestado(s) deverá(ão) conter informações suficientes para sua verificação de autenticidade, tais como identificação da emitente, CNPJ, endereço, telefone e e-mail.

13.4.3. Será admitida a soma de atestados para comprovação da capacidade técnica.

13.5  Justificativa técnica das exigências de habilitação

13.5.1. Os requisitos estabelecidos guardam relação direta com a natureza, a complexidade e a finalidade da contratação pretendida, observando os critérios de necessidade, adequação e proporcionalidade previstos no art. 18, §1º, inciso III, da Lei nº 14.133/2021.

13.5.2. Tais requisitos buscam assegurar que a solução contratada possua capacidade técnica, operacional e tecnológica suficiente para atender às necessidades da Administração quanto à digitalização, organização e gestão eletrônica de seu acervo documental.

13.6. Da Habilitação das Microempresa-ME e Empresas de Pequeno Porte-EPP

a) As empresas qualificadas como ME / EPP na forma da Lei Complementar nº 123/2006, deverão apresentar todos os documentos de habilitação, referentes à habilitação jurídica, fiscal e trabalhista e econômico-financeira, sob pena de inabilitação.

b) A existência de restrição relativamente à regularidade fiscal e trabalhista não impede que a licitante qualificada como Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte seja declarada vencedora, uma vez que atenda a todas as demais exigências do Edital, sendo habilitada com restrição.

c) Caso a proposta mais vantajosa seja ofertada por licitante qualificada como Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte, e uma vez constatada a existência de alguma restrição no que tange à regularidade fiscal ou trabalhista, será assegurado o prazo de 05 (cinco) dias úteis, cujo termo inicial corresponderá ao momento em que a proponente for declarada a vencedora do certame.

d) Tal prazo poderá ser prorrogável por igual período, a critério da Administração Pública, quando requerida pelo licitante, mediante apresentação de justificativa, para a regularização da documentação, pagamento ou parcelamento do débito e emissão de eventuais certidões negativas ou positivas com efeito de certidão negativa.

e) A não regularização da documentação de Regularidade Fiscal e Trabalhista pela licitante implicará decadência do direito à contratação sem prejuízo das sanções, sendo facultado à Administração convocar os licitantes remanescentes, na ordem de classificação, para a assinatura da ARP, ou revogar a licitação.

14. DAS OBRIGAÇÕES DAS PARTES: Além das obrigações resultantes da observância da Lei 14.133/21 são obrigações das partes:

14.1. Do (s) Fornecedor (es) beneficiário(s) da ARP

a) Executar os serviços na quantidade, qualidade, local, prazo e condições estipulados, bem como na proposta apresentada em sessão, e valor adjudicado e homologado, em perfeitas condições de utilização, sem nenhum custo oneroso para a administração em relação à execução dos serviços;

b) Responsabilizar-se com as despesas concernentes à execução do objeto, compreendendo transporte, deslocamento de equipe, tributos, impostos, taxas, seguros, encargos sociais e trabalhistas, bem como quaisquer outros encargos que incidam direta ou indiretamente na execução dos serviços;

c) Arcar com qualquer prejuízo causado aos documentos ou equipamentos utilizados na execução dos serviços em decorrência de sua operação ou transporte;

d) Assegurar a execução dos serviços no prazo máximo aqui definido;

e) Substituir/trocar, reparar/corrigir às suas expensas os serviços executados caso venham a ser recusados no ato de recebimento, se forem verificados vícios, falhas, inconsistências ou incorreções na digitalização, tratamento, catalogação, identificação, indexação ou upload dos documentos, ou ainda na disponibilização da plataforma digital, que não esteja em conformidade com as especificações;

f) Atender com prontidão às reclamações;

g) Manter todas as condições de habilitação exigidas no Instrumento Convocatório do certame;

h) Cumprir fielmente o disposto no Instrumento Convocatório, bem como as obrigações assumidas. 

i) Indenizar todo e qualquer dano e prejuízo pessoal ou material que possa advir, direta ou indiretamente causado ao Órgão Solicitante ou a terceiros, resultantes de ação ou omissão culposa ou dolosa de quaisquer de seus empregados ou prepostos;

j) Comunicar imediatamente e por escrito à Administração, através ao servidor responsável pelo acompanhamento e fiscalização da ARP, qualquer anormalidade verificada, problema ou a impossibilidade de execução de qualquer obrigação contratual, para adoção das providências cabíveis e necessárias;

k) Comunicar da modificação em seu endereço ou informações de contato, sob pena de se considerar inteirada eventuais notificações realizadas no endereço já cadastrado;

l) Consultar e certificar-se com antecedência junto ao(s) seu(s) fornecedor(es) quanto aos prazos de entrega do material especificado, não cabendo, portanto, a alegação de atraso do fornecimento devido ao não cumprimento da entrega por parte do fornecedor;

m) Formalizar pedido de cancelamento do registro de preços em decorrência de fato superveniente, decorrente de caso fortuito ou força maior, que prejudique o cumprimento das obrigações, comprovando e justificando seu pedido; 

n) Optar pela aceitação ou não do fornecimento decorrente de processo de Adesão à Ata de Registro de Preços, a ser firmada, desde que não prejudique as obrigações originais assumidas na ARP, observadas as condições nela estabelecidas;

14.2. Do Órgão Gerenciador da ARP:

a) Caberá a prática de todos os atos de controle e administração do Sistema de Registro de Preços;

b) Solicitar a troca de eventuais produtos que não estejam de acordo com a solicitação de compra.

c) Sustar o recebimento do objeto se o mesmo não estiver de acordo com a especificação apresentada e aceita e solicitar a substituição do objeto se, no período de validade, a contar do recebimento definitivo, apresentar defeitos sistemáticos de fabricação ou origem, devidamente comprovados.

d) Providenciar a assinaturas e o encaminhamento da cópia aos órgãos ou entidades participantes;

e) Gerenciar a ata de registro de preços, acompanhando e fiscalizando sua execução;

f) Notificar, formal e tempestivamente a Fornecedora/Detentora sobre as irregularidades observadas no cumprimento da ARP;

g) Aplicar as sanções administrativas contratuais pertinentes, em caso de inadimplemento;

h) Prestar à Detentora/Fornecedora todos os esclarecimentos necessários à execução da Ata de Registro de Preços;

i) Arcar com as despesas de publicação do extrato;

j) Emitir requisição/solicitação do objeto solicitado para entrega;

k) Notificar à Fornecedora/Detentora da retirada da Nota de Empenho ou outro documento hábil para formalização contratual dos quantitativos solicitados à medida em que for necessário;

l) Acompanhar a evolução dos preços de mercado, com a finalidade de verificar sua compatibilidade com os registrados, mantendo atualizada a listagem de preços que contemple o objeto, realizando periodicamente pesquisa de mercado para comprovação da vantajosidade;

m) Conduzir eventuais procedimentos administrativos de renegociação de preços registrados, para fins de adequação as novas condições de mercado, e de aplicação de penalidades;

n) Proceder à revogação adotando as medidas cabíveis para obtenção da contratação mais vantajosa, na hipótese de não haver êxito nas negociações.

o) Observar o cumprimento das condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação;

p) Aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório nas penalidades decorrentes de infrações no procedimento licitatório, do descumprimento do pactuado na ata de registro de preços ou do descumprimento das obrigações contratuais, em relação às suas próprias contratações;

q) Notificar a Fornecedora/Detentora por escrito e com antecedência, sobre multas, penalidades e quaisquer débitos de sua responsabilidade;

r) Cumprir todos os compromissos financeiros assumidos com a Fornecedora/Detentora desde que não haja impedimento legal para o ato;

s) Consultar a(s) detentora(s) da ata registrada (observando a ordem de classificação) quanto ao interesse em fornecer o material a órgão(s) não participante(s) que externem a intenção de utilizar a Ata;

14.2.1. Quando o preço de mercado tornar-se superior aos preços registrados e o fornecedor não puder cumprir o compromisso assumido, o Órgão Gerenciador poderá:

a) Liberar ao fornecedor do compromisso assumido, mediante comunicação antes do pedido de fornecimento, e sem aplicação da penalidade se confirmada a veracidade dos motivos e comprovação apresentados pelo fornecedor não puder cumprir o compromisso; e

b) Convocar os demais fornecedores para assegurar igual oportunidade de negociação

14.3 Do(s) Órgão(s) Participante(s): 

a) Tomar conhecimento da Ata de Registros de Preços, inclusive de eventuais alterações, para o correto cumprimento de suas disposições;

b) Cumprir todos os compromissos financeiros assumidos com a Fornecedora/Detentora desde que não haja impedimento legal para o fato;

c) Prestar à Detentora/Fornecedora todos os esclarecimentos necessários à execução da Ata de Registro de Preços;

d) Emitir requisição/solicitação do objeto solicitado;

e) Receber provisória e definitivamente o objeto solicitado e efetivamente entregue;

f) Atestar, através de servidor responsável, a(s) Nota(s) Fiscal(is) emitidas pela Fornecedora, referentes às suas aquisições;

g) Notificar, formal e tempestivamente a Fornecedora/Detentora sobre as irregularidades observadas no cumprimento da ARP;

h) Notificar a Fornecedora/Detentora por escrito e com antecedência, sobre multas, penalidades e quaisquer débitos de sua responsabilidade;

i) Aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na Ata de Registro de Preços.

14.4. Do(s) Órgão(s) Não Participante(s): 

a) Consultar o Órgão Gerenciador para manifestação sobre a possibilidade de adesão quando desejarem fazer uso da ata de registro de preços;

b) Identificar/elencar o objeto e os quantitativos que tem interesse em fazer adesão, não excedendo a cem por cento dos quantitativos totais dos itens registrados para o(s) órgão(s);

c) Efetivar a aquisição ou contratação solicitada em até noventa dias, após a autorização do Órgão Gerenciador, dentro o prazo de validade da ata;

d) Responsabilizar-se por atos relativos à cobrança do cumprimento pelo fornecedor das obrigações contratualmente assumidas e a aplicação, observada a ampla defesa e o contraditório, de eventuais penalidades decorrentes do descumprimento de cláusulas contratuais, em relação às suas próprias contratações, informando as ocorrências ao Órgão Gerenciador;

e) Observar o cumprimento das condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação;

f) Notificar, formal e tempestivamente a Fornecedora/Detentora sobre as irregularidades observadas no cumprimento da ARP, e sobre multas, penalidades e quaisquer débitos de sua responsabilidade;

g) Prestar à Detentora/Fornecedora todos os esclarecimentos necessários à execução da Ata de Registro de Preços;

h) Emitir requisição/solicitação do objeto solicitado para entrega;

i) Informar a Fornecedora/Detentora da retirada da Nota de Empenho ou outro documento hábil para formalização contratual dos quantitativos solicitados à medida que for necessário;

j) Cumprir todos os compromissos financeiros assumidos com a Fornecedora/Detentora, desde que não haja impedimento legal para o ato.

15. ADEQUAÇÃO ORÇAMENTÁRIA (Art. 6º, XXIII, alínea "j", da Lei nº 14.133/2021)

15.1 Órgão Gerenciador - Secretaria Municipal de Administração: Considerando que a presente demanda administrativa tem por finalidade a constituição de Sistema de Registro de Preços, destinado à futura, eventual e parcelada contratação dos serviços descritos neste ETP, não se faz necessária, nesta etapa do planejamento da contratação, a indicação ou vinculação específica de dotação orçamentária.

15.2 Isso porque o Sistema de Registro de Preços possui natureza estimativa, não gerando, por si só, obrigação imediata de contratação ou de realização de despesa pública, sendo que eventual execução contratual somente ocorrerá conforme a necessidade administrativa e mediante a emissão das respectivas autorizações de fornecimento ou instrumentos equivalentes.

15.3 Dessa forma, a reserva orçamentária e a indicação específica da dotação correspondente deverão ser providenciadas no momento da efetiva contratação decorrente da Ata de Registro de Preços, observando-se as disposições da legislação orçamentária vigente e a disponibilidade de créditos orçamentários.

15.4 Não obstante a inexistência de obrigatoriedade de vinculação orçamentária neste momento, para fins de planejamento administrativo e organização contábil da futura despesa pública, registra-se que eventual contratação decorrente do presente procedimento poderá ser vinculada a uma das funções programáticas constantes da estrutura orçamentária do Município, conforme demonstrado a seguir.

Orgão	Und Orça	Função	Sub Função	Prog	Proj Ativ	Natureza	Rec Vinculado
11'	1102'	04'	122'	0042'	1062'	33903900	15010000000000
11'	1102'	04'	122'	0002'	2030'	33903900	15000000000000
11'	1102'	04'	122'	0002'	2002'	33903900	15000000000000
11'	1102'	04'	128'	0042'	2027'	33903900	15000000000000

15.5 A definição final da classificação orçamentária aplicável, incluindo função programática, subfunção, programa, ação, elemento de despesa e fonte de recursos, será realizada pela unidade administrativa competente no momento da formalização da despesa, observadas as disposições da Lei Orçamentária Anual vigente e demais normas aplicáveis à execução orçamentária e financeira.

15.6 Ressalta-se, ainda, que a dotação relativa aos exercícios financeiros subsequentes será indicada após a aprovação da respectiva Lei Orçamentária Anual e a liberação dos créditos correspondentes, podendo ser formalizada mediante apostilamento, quando necessário.

15.7 Órgão Participante- Secretaria Municipal de Educação: 
15.7.1 As despesas decorrentes da aquisição/contrataçao correrão à conta dos recursos orçamentários afetos ao Órgão, devendo ser observado a existência de saldo e a classificação orçamentária conforme o seu Quadro de Detalhamento de Despesa(QDD), as quais, de forma exemplificativa, indicamos a seguir:

• Dotação Orçamentária: 14.1406.12.122.0002.2004.339039
• Organograma:  14.1406.12.122.0002.2004 - MANTER SERVIÇOS DE INFORMÁTICA
• Subgrupo: 473 - DIGITALIZAÇÃO/INDEXAÇÃO DE DOCUMENTOS
• Elemento de despesa: 339039 
• Subelemento:15 - DIGITALIZAÇÃO/INDEXAÇÃO DE DOCUMENTOS
• Ficha: 20269071
• Fonte: 15001001101000
• Percentual de uso: 100%
• Função: 12
• Subfunção: 122

15.8 As fontes de recursos indicadas são as disponíveis à época do planejamento da contratação/aquisiçao, ressaltando-se que, durante a execução contratual, poderão ser utilizadas outras fontes de recursos que possuam a mesma natureza e origem daquelas inicialmente previstas. Contudo, a adoção de fontes alternativas, devem ser devidamente registrada nos sistemas oficiais, em estrita observância às normas de execução orçamentária e financeira vigentes.

15.9 A dotação relativa aos exercícios financeiros subsequentes será indicada após aprovação da Lei Orçamentária respectiva e liberação dos créditos correspondentes, e caso seja alterada a função programática, será realizada a formalização mediante apostilamento.

GURUPI - TO, Sexta, 17 de abril de 2026

DIEGO AVELINO MILHOMENS NOGUEIRA, SECRETARIO MUNICIPAL DE ADMINISTRACAO

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