INSTITUTO DE ASSISTENCIA DOS SERVIDORES PUBLICOS - VIDA + GURUPI

DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA Nº 0119000002/2026
(Inteligência do Art. 12, inciso VII e Art. 72, inciso I, ambos da Lei 14.133/2021)

1. DO(S) DEMANDANTE E ESPECIFICAÇÃO DO OBJETO:

Órgão Demandante: INSTITUTO DE ASSISTENCIA DOS SERVIDORES PUBLICOS - VIDA + GURUPI
Responsável: FABIO ARAUJO SILVA, PRESIDENTE IPASGU, DECRETO MUNICIPAL N 0284/2024
CARGO: PRESIDENTE

1.1. Em virtude da obrigatoriedade dos agentes públicos a subordinação de fazer somente aquilo que a Lei nos autoriza a fazer e, considerando que a legislação Constitucional, bem como às normas infra-constitucionais que regem a matéria das compras públicas, regulamentam que toda contratação deve ser precedido por procedimento de licitação, justifica-se submeter a autorização para abertura e instrução de procedimento que viabilize a CONTRATAÇÃO DE EMPRESA ESPECIALIZADA PARA FORNECIMENTO, IMPLANTAÇÃO E MANUTENÇÃO DE PLATAFORMA ELETRÔNICA DE PROTOCOLO, PROCESSOS E DOCUMENTOS DIGITAIS (GDOC), EM AMBIENTE TOTALMENTE ONLINE (WEB), DESTINADA AO INSTITUTO DE ASSISTÊNCIA DOS SERVIDORES PÚBLICOS – VIDA+ GURUPI, VISANDO À GESTÃO, TRAMITAÇÃO, CONTROLE E ARQUIVAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ADMINISTRATIVOS, CONFORME DOCUMENTOS PRELIMINARES, conforme itens que serão descritos no decorrer desta formalização de demanda.

1.2. De acordo com o inciso VI do art. 12 da Lei Federal 14.133/2021, o Documento de Formalização de Demanda (DFD) é o instrumento que fundamenta o plano de contratações anual, em que a área requisitante evidencia e detalha a necessidade de contratação.

1.3. Nos tópicos seguintes, descreveremos de forma a especificar as informações mínimas requeridas ao DFD, as quais irão compor o processo de contratação em apreço. 

2. DA DESCRIÇÃO DA NECESSIDADE E JUSTIFICATIVA DA CONTRATAÇÃO:

2.1. A contratação de plataforma eletrônica de protocolo, processos e documentos digitais (GDOC) mostra-se necessária e imprescindível para o INSTITUTO DE ASSISTÊNCIA DOS SERVIDORES PÚBLICOS – VIDA+ GURUPI, diante da necessidade de modernização dos fluxos administrativos, padronização de procedimentos, aumento da eficiência operacional e fortalecimento da segurança jurídica dos atos administrativos.

2.2. Atualmente, a gestão de processos e documentos em meio físico gera morosidade, retrabalho e dificuldades de controle, além de riscos à rastreabilidade e à transparência dos atos administrativos, impactando negativamente a economicidade e a eficiência institucional. A adoção de uma solução digital integrada permite a tramitação eletrônica, o controle em tempo real, o arquivamento seguro e o acesso rápido às informações, em consonância com os princípios da eficiência, publicidade e economicidade.

2.3. A plataforma a ser contratada deverá operar em ambiente totalmente online (web), possibilitando o gerenciamento completo do ciclo documental e processual, com controle de versões, histórico de movimentações e guarda segura dos documentos, em conformidade com a Lei nº 12.682/2012, a Lei nº 14.133/2021 e a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD (Lei nº 13.709/2018).

2.4. Ressalta-se, como requisito essencial da solução, a interligação e integração ao sistema da Central de Aquisições e Contratações Públicas – CACP, vinculada à Secretaria Municipal de Administração, permitindo a interoperabilidade entre sistemas, o compartilhamento de informações e a tramitação coordenada dos processos administrativos, especialmente aqueles relacionados às contratações públicas. Tal integração assegura padronização, alinhamento institucional e maior controle, evitando duplicidade de procedimentos e inconsistências de dados.

2.5. Outro ponto relevante é a necessidade de que a plataforma possibilite o download completo de cada processo administrativo em um único arquivo, por meio de apenas um clique, reunindo todos os documentos, despachos e registros de tramitação. Essa funcionalidade é essencial para auditorias, prestações de contas, fiscalizações por órgãos de controle e atendimento a demandas administrativas, garantindo praticidade, integridade e confiabilidade das informações.

2.6. A justificativa da contratação fundamenta-se, portanto, na busca por uma solução tecnicamente adequada, economicamente viável e alinhada às exigências legais, capaz de promover a transformação digital do VIDA+ Gurupi, otimizar o uso dos recursos públicos, reduzir custos operacionais e assegurar maior eficiência, transparência e segurança na gestão dos processos administrativos.

2.7. Diante do exposto, resta plenamente justificada a contratação da plataforma GDOC, por atender de forma direta e eficaz às necessidades institucionais do INSTITUTO DE ASSISTÊNCIA DOS SERVIDORES PÚBLICOS – VIDA+ GURUPI, em consonância com o interesse público e as boas práticas da administração pública.

2.8. Destaca-se, ainda, que a experiência acumulada com o período experimental, aliada à atuação de empresas especializadas na implementação de soluções tecnológicas, constitui diferencial relevante para garantir a qualidade, confiabilidade e aderência da solução às necessidades institucionais, minimizando riscos e assegurando a entrega de um sistema compatível com as especificações exigidas.

3. DAS ESPECIFICAÇÕES E QUANTIDADES:
3.1. As quantidades constantes desta DFD foram estimativas de acordo com a real necessidade do órgão e estão descrita conforme segue:

#	Cód.	Item	UM	Quantidade
1	62482	LICENCA DE PLATAFORMA DE PROTOCOLO/PROCESSO ELETRONICO EM AMBIENTE EM NUVEM (WEB) - VIDA+ GURUPI	MES	12,0000

3.2. O levantamento se deu em razão da real necessidade para a continuidade dos serviços públicos a serem prestados aos nossos munícipes.

4. DA ESTIMATIVA DO PREÇO
4.1. Segundo a norma geral de licitações, bem como o que consta regulamentado no âmbito desta municipalidade, o valor previamente estimado da contratação deverá ser compatível com os valores praticados pelo mercado, considerados os preços constantes de bancos de dados públicos e as quantidades a serem contratadas, observadas a potencial economia de escala e as peculiaridades do local de execução do objeto.

4.2. Para aferiçao do valor estimado para esta demanda, levou-se em consideração o(s) seguinte(s) critério(s):

(x) Painel de Banco de preços;
( ) Contratações similares feitas pela Administração nos ultimos 12 meses;
( ) pesquisa publicada em mídia especializada;
(x) Pesquisa de preço com 3 fornecedores do ramo;
( ) SINAP/SICRO;
( ) Notas fiscais (período não superior a 1 ano) (Art. 23, § 4º da Lei 14.133/2021)

5. DA CLASSIFICAÇÃO DA DESPESA - ADEQUAÇÃO ORÇAMENTÁRIA:

5.1. As despesas decorrentes da contratação ocorrerão à conta dos recursos orçamentários afetos ao Órgão Solicitante, devendo ser observado a existência de saldo e a classificação orçamentária conforme o seu Quadro de Detalhamento de Despesa.

Dotação orçamentária: 05.0501.04.126.0002.4018.339040
⁠Organograma: 5.0501.0002.4018 - 05.4018 - MANUTENCAO SERVICOS DE INFORMATICA
⁠Subgrupo: 405 - LOCAÇÃO DE SOFTWARES
⁠Elemento de despesa: 339040
Subelemento: 06 - Locação de softwares
⁠Fonte de recurso: 17.999.019.005000
⁠Porcentagem: 100%

5.2. A dotação relativa aos exercícios financeiros subsequentes será indicada após aprovação da Lei Orçamentária respectiva e liberação dos créditos correspondentes, mediante apostilamento.

6. PRAZO DE EXECUÇÃO/ENTREGA:

6.1. A execução do objeto será realizada de forma gradual, dividida em 02 (duas) etapas, destinadas ao atendimento das necessidades do INSTITUTO DE ASSISTÊNCIA DOS SERVIDORES PÚBLICOS – VIDA+ GURUPI, conforme descrito a seguir:

6.1.1. Primeira etapa:
Consiste no cadastro e parametrização inicial do sistema, abrangendo o registro de todos os dados institucionais do VIDA+ Gurupi, incluindo setores, departamentos, perfis de acesso e usuários iniciais, bem como as configurações necessárias ao pleno funcionamento da plataforma GDOC.
A empresa contratada terá o prazo de até 10 (dez) dias, contados a partir da autorização formal para início da execução, para a conclusão desta etapa.

6.1.2. Segunda etapa:
Consiste na realização do primeiro encontro de capacitação e treinamento dos servidores do VIDA+ Gurupi, visando à correta utilização da plataforma GDOC, compreensão dos fluxos eletrônicos de documentos e processos, bem como das funcionalidades essenciais do sistema.
Esta etapa deverá ocorrer no prazo de até 20 (vinte) dias, contados da assinatura do contrato.

6.2. A capacitação prevista na segunda etapa será realizada em local definido pelo VIDA+ Gurupi, preferencialmente em espaço adequado para treinamento coletivo, com data e horário previamente acordados, os quais serão formalmente comunicados à empresa contratada por meio de documento próprio.

6.3. Todos os custos decorrentes da implantação, parametrização, integração com sistemas externos (inclusive com a Central de Aquisições e Contratações Públicas – CACP), treinamento, capacitação, suporte técnico inicial e demais despesas necessárias à perfeita execução do objeto correrão integralmente por conta da empresa contratada, não cabendo ao VIDA+ Gurupi qualquer ônus adicional além do valor contratado.

7. DA FISCALIZAÇÃO DA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS
7.1. A fiscalização será exercida por meio de servidor devidamente designado para este fim, por meio de ato próprio (Portaria ou decreto), o qual ficará como responsável pela fiscalização da execução da respectiva contratação.

7.2. O fiscal da despesa será o responsável por acompanhar e atestar as notas objeto da execução.

8. DO LOCAL, DIAS E HORÁRIOS DE ENTREGA/EXECUÇÃO

8.1. A execução do objeto ocorrerá de forma contínua e ininterrupta, com a plataforma eletrônica de protocolo, processos e documentos digitais (GDOC) disponível 07 (sete) dias por semana, 24 (vinte e quatro) horas por dia, durante toda a vigência do contrato, em ambiente totalmente online (web).

8.2. O acesso e a utilização da plataforma poderão ser realizados a qualquer tempo, independentemente de dias úteis ou não úteis, garantindo a continuidade dos serviços administrativos do INSTITUTO DE ASSISTÊNCIA DOS SERVIDORES PÚBLICOS – VIDA+ GURUPI.

8.3. Eventuais intervenções técnicas programadas, quando necessárias para manutenção ou atualização do sistema, deverão ser previamente comunicadas ao VIDA+ Gurupi, com antecedência mínima razoável, de forma a minimizar impactos à operação, ressalvadas situações emergenciais.

8.4. Mais informações e comunicações relativas à execução dos serviços poderão ser obtidas por meio dos canais oficiais de contato indicados no instrumento contratual.

9. DA FUNDAMENTAÇÃO LEGAL:

9.1. O presente procedimento foi elaborado em harmonia com o disposto na Lei 14.133/2021, em especial ao que consta na(o) LEI FEDERAL N 14.133/2021, COM FULCRO NO ARTIGO 75, INCISO II (DISPENSA EM RAZAO DO VALOR)

10. DA FORMA DE PAGAMENTO

10.1.O pagamento pelos serviços efetivamente executados será realizado pelo INSTITUTO DE ASSISTÊNCIA DOS SERVIDORES PÚBLICOS – VIDA+ GURUPI à contratada, no valor pactuado, em parcela mensal, após a implantação e disponibilização da plataforma em pleno funcionamento, mediante apresentação de Nota Fiscal Eletrônica, devidamente atestada pelo fiscal do contrato.

10.2. O pagamento será efetuado de acordo com o CNPJ/CPF sob o qual será emitida a Nota Fiscal.

10.3. A contratada deverá emitir Nota Fiscal Eletrônica correspondente ao objeto fornecido, sem rasuras, fazendo constar na mesma as informações bancárias tais como, o número de sua conta, o nome do Banco e respectiva Agência.

10.4. A Nota Fiscal deverá ser conferida e atestada por servidor/responsável competente da Contratante, devidamente assinada por servidor público municipal identificado e autorizado para tal.

10.5. É condição para o pagamento a apresentação de prova de regularidade de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União; Débitos Estaduais; Débito Municipal; Prova de regularidade relativa à Seguridade Social e ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço- FGTS; Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – CNDT.

10.6. Nenhum pagamento será efetuado à Contratada enquanto pendente de liquidação, qualquer obrigação financeira que lhe for imposta, em virtude de penalidade ou inadimplência, que poderá ser compensada com o(s) pagamento(s) pendente(s), sem que isso gere direito a acréscimos de qualquer natureza.

12. DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
12.1. Informações adicionais quanto ao que se pretende contratar, poderá ser tratado via tramitação eletrônica, em evento próprio, no bojo do protocolo eletrônico.

GURUPI - TO, Segunda, 19 de janeiro de 2026.

FABIO ARAUJO SILVA, PRESIDENTE IPASGU, DECRETO MUNICIPAL N 0284/2024, Responsável

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